jeudi 30 avril 2009
LA REFORME DE LA JUSTICE EN RDC EST UN MUST
La reforme de la justice en RDC est attendue par tous les congolais pour qu'il y ait véritablement un état de droit. Que de manipulations ne vit-on pas en RDC ? Ceux qui ont raison sont mis dans l'impossibilité de faire valoir leurs droits. A quand la délivrance des faibles ?
samedi 18 avril 2009
CONTENTIEUX EN MATIERE DES RECETTES NON FISCALES EN RDC
Il y a deux sortes de contentieux en matière de droits, taxes et redevances en RDC, à savoir le contentieux administratif et le contentieux juridictionnel.
I. CONTENTIEUX ADMINISTRATIF
Le contentieux administratif est celui qui se déroule au niveau de la DGRAD (alinéa 1 de l’article 9 et article 16 de la Loi n° 04/015 du 16 juillet 2004).
Il concerne toutes les réclamations relatives à l’assiette, aux modalités de calcul et au paiement des droits, taxes, redevances, amendes, accroissements, majorations et pénalités.
Ici l’assujetti tend à obtenir soit la réparation d’erreurs commises dans l’assiette ou le calcul des droits, taxes, redevances, amendes, accroissements, majorations et pénalités, soit le bénéfice d’une disposition législative ou réglementaire plus favorable.
Ce recours est à introduire auprès du Receveur de la DGRAD. Toutefois, si l’assujetti continue à s’estimer imposé à tort en dépit du rejet de sa réclamation par le Receveur de la DGRAD(alinéa 1 de l’article 9), il peut adresser une deuxième réclamation auprès du Directeur Général de la DGRAD, par écrit, avant l’expiration de la troisième année suivant la réception de l’avertissement extrait de rôle ou celle du paiement d’une taxe non enrôlée ( article 16 de la Loi n° 04/015 du 16 juillet 2004).
II. CONTENTIEUX JURIDICTIONNEL
Le contentieux juridictionnel est celui qui se déroule au niveau de la section administrative de la Cour d’appel.
Il nait à la suite de l’opposition à poursuites faite par un assujetti c’est-à-dire d’une contestation de la validité ou de la forme des actes de poursuites (commandement, saisie-exécution ou vente), signifiés ou exécutés par l’huissier de justice agissant à la requête du Receveur de la DGRAD.
Ce recours est juridictionnel, car il touche au problème de la validité intrinsèque des actes posés par un auxiliaire de justice, en l’occurrence un huissier de justice.
Dans ce cas, l’opposition suspend l’exécution de la saisie jusqu’à la décision judiciaire c’est-à-dire l’arrêt de la Cour d’Appel (alinéa 2 de l’article 9 de la Loi n°04/015 du 16 juillet 2004).
Le pourvoi en cassation est ouvert contre les arrêts de la Cour d’appel.
COURRIER ADMINISTRATIF OU LETTRE ADMINISTRATIVE
COMMENT BIEN ECRIRE S'IL N'Y A PAS D'ECRITS POUR VOUS Y AIDER ?
SOMMAIRE
1. La lettre en forme administrative 7
A. les différentes parties de la lettre en forme administrative 7
B. la structure matérielle de la lettre en forme administrative 12
2. La lettre en forme personnelle 13
A. les différentes parties de la lettre en forme personnelle 13
B. la structure matérielle de la lettre en forme personnelle 17
3. Varier les formules d'appel i9
A. les locutions verbales introductives 19
B. locutions verbales d'exposition 20
C. locutions verbales de conclusion 21
D. adverbes et locutions adverbiales, conjonctives et prépositives 23
4. La présentation matérielle du texte 29
A. la formule de politesse : 30-
B. la ponctuation 17
5. Quelques conseils aux candidats 32
A. préparer et passer des concours 35
B. la gestion du temps lors de l'épreuve 3ñ
C. petit lexique de vocabulaire administratif 36
7. Exercices
PREAMBULE
La lettre administrative courante est le document employé par l’Administration quand elle s'adresse à un destinataire bien déterminé ; elle est un moyen de transmettre par écrit de l'information :
- soit à l'intérieur de l'Administration ;
- soit entre Administration ;
- soit entre l'Administration et le particulier.
Elle repose sur deux éléments essentiels :
- le fond c'est à dire son contenu ;
- la forme c'est à dire sa présentation.
A. LA FORME
La lettre administrative se présente sous ceux formes :
1. La forme "administrative" est réservée à l'échange de correspondance à l'intérieur de l'administration ou entre administrations.
2. La forme "personnelle" s'applique dans le cas d'échanges de courrier entre l'Administration et un particulier, étranger à l'Administration.
B. LE FOND
Le fond révèle les aptitudes du candidat en termes :
- de compréhension du sujet ;
- d'analyse des éléments de réponse ;
- de connaissance et de maîtrise de la langue française (vocabulaire, synthèse, plan).
Enfin, la lettre administrative courante est un instrument de communication qui véhicule l'image d'un service, d'un établissement, d'une administration, donc du SERVICE PUBLIC.
Les règles synthétisées dans les pages suivantes vous serviront d'aide-mémoire pour la préparation de l'épreuve 1 du concours interne d'adjoint administratif (rédaction d'une lettre administrative courante). Elles revêtent trois aspects fondamentaux :
- l'information :
- le plan :
- la langue.
• L'INFORMATION
L'épreuve consiste à répondre à une demande ; vous aurez donc à transmettre des informations ou des renseignements. Cette transmission nécessite une méthode et des qualités.
La méthode consiste à analyser le problème posé en veillant à faire le tour de la question dans ses détails et sous tous ses aspects.
Pour une bonne information, quatre qualités doivent être requises.
L'information doit être :
- utile ;
- complète ;
- exacte ;
- actuelle.
• LE PLAN
La lettre administrative courante est une composition française et de ce fait doit faire l'objet d'un plan en trois axes ;
- l'introduction ;
- le corps du sujet ;
- la conclusion.
• LA LANGUE
La maîtrise de la langue française implique des connaissances non seulement de style, de conjugaison ou de syntaxe mais aussi de vocabulaire, d'orthographe et de ponctuation. Cette dernière donne le sens à notre langue et permet de suivre avec précision les nuances de la pensée du rédacteur.
En conclusion de ce préambule et avant d'entrer dans les schémas des deux formes de la lettre administrative courante, n'oubliez pas que :
- pour bien écrire,
- pour bien se faire comprendre,
- pour bien communiquer.
il faut avoir une bonne connaissance du sujet, atteindre une excellente lisibilité.
CONNAISSANCE DU SUJET
LA LETTRE EN FORME "ADMINISTRATIVE"
LES DIFFERENTES PARTIES DE LA LETTRE EN FORME ADMINISTRATIVE
Elle se compose de six éléments :
- le timbre ou attache
- la suscription (avec lieu d'origine et date)
- l'objet et la référence
- le corps de la lettre
- la signature
- les pièces jointes
LE TIMBRE (OU ATTACHE)
Le timbre ou attache est situé dans l'angle supérieur gauche de la lettre ; il identifie l’administration émettrice. Il comprend plusieurs mentions à savoir :
- la désignation de la Direction, de la Division, du Service et ou du Bureau concerné
- l'adresse complète avec le numéro de téléphone
- l'indication "Affaire suivie par...."
LA SUSCRIPTION (AINSI QUE LE LIEU D'ORIGINE ET LA DATE)
Le lieu d'origine et la date figurent on haut à droite du document (la date indiquée est celle du jour de la signature).
La suscription s'inscrit sous le lieu d'origine et la date. Elle est composée d'abord de la mention de l'autorité signataire, ensuite de celle du destinataire (qui n'est désigné que par sa fonction à l'exclusion de son nom).
Exemple :
Le Recteur de l'Académie de …
Monsieur l'Inspecteur d'Académie de ...
Directeur des Services Départementaux de l'Education Nationale
L'acheminement des courriers administratifs repose sur deux principes :
Le premier : on n'écrit jamais directement â un fonctionnaire subordonné mais a l'autorité responsable (au Ministre pour une administration centrale, au Recteur. Chancelier des Universités, à l'Inspecteur d'Académie, Directeur des Services Départementaux de l'Education Nationale pour les services extérieurs).
Le second : la correspondance administrative est toujours acheminée par la voie hiérarchique, tout courrier à une autorité supérieure doit être transmis par l'intermédiaire de l'autorité hiérarchique directe dont dépend l’auteur de la lettre.
Exemple :
Monsieur le Recteur de l'Académie de ....
S/C de Monsieur l'Inspecteur d'Académie de ... "1
Directeur des Services Départementaux V Autorité de l'Education Nationale, l’ hiérarchique directe
Dans le cas de plusieurs intermédiaires, l'émetteur pourra libeller la suscription de la manière suivante ;
Exemple n* 1 :
Monsieur X
Agent Administratif des Services Extérieurs
Université Y de
à
Monsieur le Recteur de /"Académie de ...
Chancelier des Universités
(voie hiérarchique)
L’autorité responsable immédiatement supérieure (le directeur d'UFR d’école, d'institut, de département ou le chef de division) transmettra la lettre par la voie hiérarchique classique c'est à dire sous le couvert du Président d'Université, en passant par l'échelon intermédiaire c'est â dire
le Secrétaire Général de l'Université Y .... de ...., responsable des personnels administratifs de l’établissement.
Exemple n° 2 :
Madame X
Secrétaire d'Administration Scolaire et Universitaire
Collège de
à
Monsieur ie Recteur de l'Académie de ...
(voie hiérarchique).
L'intéressée remettra la lettre au chef d'établissement (autorité responsable immédiatement supérieure) qui l'acheminera à l'Inspection Académique.
Cette procédure a deux justifications :
- elle informe les différents échelons de l'administration de ce qui se passe dans les circonscriptions ;
- elle permet à ces échelons intermédiaires de donner éventuellement un avis propre à éclairer l'autorité supérieure.
L'OBJET ET LA RÉFÉRENCE
L'objet placé à gauche sur la première page, bien en évidence, sous la suscription permet en quelques mots :
- d’indiquer la nature de la question traitée ;
- d'acheminer rapidement le courrier vers le service liquidateur :
Il est aussi une aide efficace au classement ;
- de renseigner sur l'importance de la question à traiter.
La référence (des documents existants) se situe sous l'objet. Elle est la mémoire de l'affaire traitée en indiquant au destinataire les correspondances ou autres documents s’y rapportant.
LE CORPS DE LA LETTRE
(ou structure logique de la rédaction} est bâtie en trois parties ;
- l'introduction
- le développement
- la conclusion
L'introduction est la présentation au le rappel de l'affaire, de la question ou du problème que l'on va traiter. Ce peut être aussi un résumé à partir des idées essentielles de la demande qui est soumise à l'administration.
Elle doit toujours reprendre l'ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension du problème posé.
Mais elle doit être aussi brève que possible. Donc le rédacteur doit en rejeter toutes les idées superflues qui n'apporteraient rien à la parfaite compréhension de la question traitée et qui n'aurait alors pour conséquence qu'un alourdissement inutile.
En effet, la règle que doit jouer une bonne introduction est de renseigner, rapidement et complètement sur le problème traité, le signataire du document administratif, sans que ce dernier soit contraint de se référer au dossier de l’affaire.
Elle doit donc permettre au signataire du document d'avoir une connaissance rapide, nette et complète de l'affaire dont il va être débattu pour pouvoir juger si dans le corps du sujet le rédacteur a bien répondu dans le sens souhaité.
De même, le destinataire saura, grâce à l'introduction qu'il reçoit s'il s agit d'une réponse à une question qu'il a posée, si 1'administration a bien interprété le sens de la question.
Par la même, la formulation du problème, dans l'introduction oblige le rédacteur à apporter le maximum d'attention aux différents aspects du problème traité ou de la demande de son correspondant.
LE DEVELOPPEMENT est l'examen - dans son fond - de l'affaire, de la question ou du problème traité. C'est dire l'importance de l'argumentation qui s'appuiera sur les textes réglementaires et législatifs mais aussi sur les faits réels ; elle doit donc être rigoureuse, logique, répondre à certaines règles et obéir à une méthode.
Les régies :
- veiller à l'équilibre entre les différentes parties du développement ;
- exposer les faits et les arguments de manière progressive (c'est à dire commencer par les moins importants pour terminer avec ceux qui justifient la décision) ;
- respecter l'harmonie, du développement (c'est à dire son unité et sa progression) par une transition entre ses différentes parties.
La méthode : en fait il y a deux façons de procéder : L’une consiste à exposer d'abord la réglementation, puis ensuite parler du cas précis, pour enfin aboutir à la conclusion.
L'autre répond d'abord par l'affirmative - ou la négative - à la demande pour ensuite en justifier la réponse. Dans le cas d'une réponse affirmative de l'Administration, l'une ou l'autre méthode peut être appliquée. A l'inverse, dans le cas d'une réponse négative, c'est la première méthode qu'il convient d'utiliser afin d'amener progressivement le récepteur à adhérer à l'argumentation et en accepter la conclusion.
LA CONCLUSION est l'aboutissement logique de l'introduction et du développement. Elle doit être claire et précise. Elle informe de la décision de l'Administration.
LA SIGNATURE
Deux cas peuvent se présenter :
Le premier; la personne qui détient légalement l'autorité est le signataire de la lettre (par exemple, le Recteur, le Président d'Université, l’Inspecteur d'Académie, le Chef d'Etablissement...} ; son nom suit sa signature sans son titre (celui-ci figure déjà dans la suscription).
Le second : le signataire de la lettre ne détient pas l'autorité ; sa signature sera précédée de sa qualité et de la justification de ses pouvoirs.
Pour ce faire, trois formules peuvent être utilisées :
- "Par délégation" : L'autorisation à signer des décisions est soumise à certaines conditions fixées dans un acte officiel (l'arrêté) qui précise l'objet de la délégation et ses limites.
- "Par autorisation" : c'est le pouvoir de signer en permanence un certain nombre de documents relevant du service du signataire, le plus souvent après accord oral du supérieur.
- "Par ordre" : s'applique en l'absence de toute délégation écrite ; elle est utilisée par un fonctionnaire en l'absence - ou en cas d'empêchement - du chef direct. C'est une autorisation plus restreinte et plus précise que la formule précédente.
Les formules "Par autorisation" et "Par ordre" ne relèvent pas en général d'un acte officiel.
LES PIÈCES JOINTES
Le nombre et éventuellement la nature sont mentionnés :
- soit en bas à gauche de la première page ;
- soit en haut après l'objet et la référence"
Cette indication a un double avantage :
- à l'expédition elle rappelle les documents à joindre ;
- à la réception elle permet d'en contrôler l’envoi.
STRUCTURE MATERIELLE DE LA LETTRE EN FORME ADMINISTRATIVE
TIMBRE
OU
ATTACHE
LIEU D ORIGINE ET DATE
SUSCRIPTION
OBJET
REFERENCE
INTRODUCTION
DEVELOPPEMENT
CONCLUSION
CORPS
SIGNATURE
PIECES JOINTES
LA LETTRE EN "FORME PERSONNELLE"
LES DIFFERENTES PARTIES DE LA LETTRE EN FORME PERSONNELLE
Elle se compose obligatoirement de huit éléments :
- le timbre ou attache
- la date
- la formule ou appel
- le corps de la lettre qui comprend ;
- l'introduction
- le développement
- la conclusion
- la formule de politesse
- la signature
- les pièces jointes
- l'adresse du destinataire
LE TIMBRE (OU ATTACHE)
Le timbre est l'ensemble des mentions imprimées ou dactylographiées qui, dans l’en-tête, comportent les indications permettant de déterminer avec certitude les services dont émane un document.
Il comporte généralement plusieurs mentions :
- le nom du Ministère et/ou de l'Académie
- le nom de la Direction ou du Service, de l'Etablissement
- le nom - ou le chiffre - de la cellule de base de la Division ou bureau d'où émane ,en dernière analyse, le document.
- l'indication "Affaire suivie par...".
- l'indication du numéro d'enregistrement
N.B. : Quelquefois figurent avec le numéro d'enregistrement, les initiales du rédacteur, complétées de celles du dactylographe.
LA DATE (ET LE LIEU D'ORIGINE)
Elle est indispensable et doit figurer dans l'angle supérieur droit de la feuille ; elle se compose du lieu, du jour, du mois - en toutes lettres, - sans majuscules - et du millésime.
LA FORMULE D'APPEL
Quelques principes :
La lettre adressée par une administration à des personnes privées utilise les formules d'appel de la correspondance privée.
Les lettres adressées aux sociétés nationales, aux entreprises publiques, aux syndicats comportent, comme les lettres adressées aux personnes privées, une formule d'appel.
Les lettres adressées à des autorités administratives ou politiques sont libellées de la façon suivante :
Monsieur le Directeur, Monsieur le Conseiller Général...
La formule d'appel n'est jamais écrite en abrégée CG
LE CORPS DE LA LETTRE
L'introduction rappellera de façon synthétique "l'affaire'* ; c'est pratique et utile ; l'introduction peut être mise à profit pour annoncer le plan qui va être suivi, (cf. p9)
L'introduction remet en mémoire rapidement et complètement le problème traité.
Le développement devra respecter la lettre des cinq "C" :
- clair
- complet
- concis
- convaincant (objectif)
- correct (poli, d'une bonne tenue).
Attention à ne pas confondre : ALINEA et PARAGRAPHE : l'utilisation judicieuse de l'alinéa et du paragraphe permet de faire apparaître "visuellement" le plan.
La conclusion : préparée par l'introduction et le développement, fait connaître la décision de l'administration, que la réponse soit affirmative, négative ou d'attente.
La conclusion est la partie la plus importante du document administratif en général, et de la lettre en particulier. C'est elle qui fera connaître la décision de l'Administration, que cette décision soit une réponse administrative, négative ou affirmative.
L'introduction et le corps du document préparent la conclusion, qui demeure l'essentiel. C'est dire qu'il faut y apporter le plus grand soin. Il faut en effet que la conclusion indique d'une manière précise et sans ambiguïté possible la position de l'administration, la décision qui est la sienne.
Le destinataire ne doit avoir aucun doute sur l'interprétation de la décision qui lui est notifiée. La conclusion sera donc claire et précise.
Si besoin est. c'est à dire si l'exposé du sujet a été très long, la conclusion pourra reprendre en une phrase ou deux l'essentiel de ce qui aura été précédemment dit. Sinon elle sera courte et répondra avec le plus d'exactitude possible à la question posée.
LA FORMULE DE POLITESSE
C'est une formule de courtoisie qui reprend nécessairement dans son libellé, la formule d'appel. Elle varie suivant la situation, le sexe, la page, la nature des rapports existants entre les correspondants.
Exemple : Monsieur le Directeur,...(corps de la lettre)...
Je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à l'assurance de ma considération distinguée
LA SIGNATURE
Il n'y a en principe, dans un service, qu'une seule personne qui a le pouvoir de signer.
La signature doit être précédée de la qualité du signataire c'est à dire de "l'attache" correspondante.
LES PIÈCES JOINTES
La mention "Pièces jointes" est indiquée dans l'angle inférieur gauche de
la première page - au dessous du destinataire
L'ADRESSE DU DESTINATAIRE
L'adresse figure en bas à gauche de la première page et se compose du prénom et du nom du destinataire, sa fonction ou sa qualité, l'adresse (numéro, rue, ville avec code postal).
En conclusion
N'oubliez pas que la lettre en forme personnelle est malgré ses particularités, une rédaction émanant de l'administration ; il convient d’en respecter les valeurs propres :
- la responsabilité (pas d'utilisation du pronom défini "on") ;
- la prudence (restituer les faits dans leur exactitude) ;
- l'objectivité (éviter les expressions à caractère subjectif, arbitraire, émotionnel) ;
- la courtoisie ;
- la précision et la clarté.
Attention aux fautes de français.
Faites la chasse aux :
- pléonasmes : fautes qui consistent à répéter des termes ayant le même sens,
- barbarismes : fautes de langage qui consistent à se servir des mots altérés ou forgés ou employés dans un sens diffèrent du bon usage,
- solécismes : emplois erronés, en matière de syntaxe, de formes par ailleurs existantes.
Evitez :
- l’utilisation des adverbes en "ment" et des participes (présent) en "ant",
- les phrases trop longues introduites par les conjonctions qui, que, quoi.
- les contresens.
N'oubliez pas l'importance de la ponctuation.
Pour vous aider dans voire rédaction, référez-vous à l'extrait du "petit lexique de vocabulaire administratif" (cf. p.35) qui vous permettra de maîtriser la précision de votre vocabulaire.
STRUCTURE MATERIELLE DE LA LETTRE EN FORME PERSONNELLE
TIMBRE
OU
ATTACHE
APPEL
CORPS
PIÈCE JOINTES
ADRESSE
LIEU D'ORIGINE ET DATE
INTRODUCTION
DEVELOPPEMENT
CONCLUSION
FORMULE DE POLITESSE
SIGNATURE
VARIER LES FORMULES D'APPEL
Les lettres, notes et circulaires officielles sont rédigées dans ce qu’on appelle le style administratif.
Celui-ci comporte de nombreuses locutions dont la connaissance est utile à une bonne rédaction.
LOCUTIONS VERBALES INTRODUCTIVES :
FORMULES S'INSCRIVANT GENERALEMENT AU DEBUT DES
LETTRES, NOTES, CIRCULAIRES. EN L'ABSENCE D'UNE CORRES-
PONDANCE ANTERIEURE EMANANT DES PERSONNES ET SERVICES AUXQUELS ELLES SONT DESTINEES.
J'ai l'honneur d'appeler votre attention sur, de vous informer de, de vous faire connaître que...
J'ai été saisi par tel service sur la question relative à...
La question m'a été posée de savoir dans quelle masure...
Vous avez bien voulu m’informer de...
Vous avez bien voulu me faire connaître que...
Il a été porté à ma connaissance que…
Il m'a été signalé que...
FORMULES S'INSCRIVANT GENERALEMENT AU DEBUT DES
LETTRES, NOTES, CIRCULAIRES, EN PRESENCE D'UNE CORRES-
PONDANCE ANTERIEURE EMANANT DES PERSONNES ET SER-
VICES AUXQUELS ELLES SONT DESTINEES.
Vous avez appelé mon attention...
Vous m'avez saisi de...
Dans certaines circonstances, on atténuera le caractère direct de la formule par l'auxiliaire habituel de politesse :
Exemple : vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler etc.
Et le plus souvent, dans cette hypothèse, on se reportera initialement au document auquel on se réfère, au moyen de l'une des formules ci-après :
- par lettre du...
- par lettre rappelée en référence...
- par votre communication téléphonique du...
- par bordereau en date du...
LOCUTIONS VERBALES D'EXPOSITION DES VERBES CONFERANT A LA PHRASE UNE CERTAINE AUTORITE EXCLUANT L'INCERTITUDE D'INTERPRETATION
Je constate...
Je note...
J'observe...
Je signale...
J'ajoute...
Je précise...
Je souligne...
Je confirme...
Je rappelle...
Je considère...
J'estime... que...
SOUVENT CES VERBES SONT INTRODUITS PAR L'UN OU L’AUTRE DES AUXILIAIRES SUIVANTS :
Je me permets de...
Je crois, j'estime, je dois...
Je ne peux que...
L'utilisation de ces auxiliaires répond au désir de renforcer le verbe qui suit.
AUTRES FORMULES
Je prends note de...
Je suis ou je me trouve appelé- conduit ou amené à.
Il est entendu que...
Il n'échappe pas que...
Il n'est pas douteux que...
Il n'est pas question de. que...
Il n'est pas exclu que...
Je ne doute pas que...
Je n'ignore pas que...
Je ne manque pas de...
Je ne sous-estime pas
Je ne perds pas de vue...
L'UTILISATION DE L'AUXILIAIRE "SAVOIR" SERT A SOULIGNER L'IMPOSSIBILITE THEORIQUE D'UNE EVENTUALITE ENVISAGEE
Il ne saurait être question de..
Il ne saurait vous échapper...
Vous ne sauriez ignorer que...
CERTAINES LOCUTIONS ONT UN SENS ET UN USAGE ESSENTIELLEMENT ADMINISTRATIFS
Vous apporterez du soin à...
J'attacherai de l'intérêt à...
Je mets en œuvre...
LOCUTIONS VERBALES DE CONCLUSION
LES LOCUTIONS PERSONNELLES :
Il convient de...
Il importe de...
Il y a lieu de...
Il sied de...
Il est, paraît indispensable.
Il est nécessaire,
Il est opportun.
Il est préférable.
Il est souhaitable de.
Exemple :
- Il y a donc lieu de faire exécuter immédiatement la disposition prévue,
- Il est indispensable que vous interveniez efficacement,
- Il serait opportun que vous sollicitiez....
VERBES QUE L'ADMINISTRATION EMPLOIERA LE PLUS COMMUNEMENT A LA 1ère PERSONNE LORSQU'ELLE VOUDRA DONNER UN TOUR DIRECT ET IMPERATIF A SES INTENTIONS ETA SES DECISIONS
Je décide que...
Je demande que...
Je désire que...
Je me réserve de...
Je vous engage...
Je vous enjoins de...
Je vous invite à...
Je vous ordonne de, que ...
Je vous prie de...
Exemple :
-j'ai décidé que cette affaire n'aurait pas de suite...
- je demande ou je désire que ces prescriptions soient strictement observées...
- je me réserve de trancher les cas litigieux...
- je vous enjoins de faire cesser sans délai cette activité
- je vous invite à faire la plus grande diligence...
-je vous prie de me saisir des difficultés éventuelles...
-je vous convie à examiner cette question avec mes services...
-je vous engage à tenir compte des arguments qui précèdent...
NOTEZ LES NUANCES DE
Je vous enjoins, (je vous ordonne)...
Je vous invite...
Je vous prie...
Je vous convie... (Personnel et intime)...
Je vous engage... (Suppose que l'on a exposé les raisons qui dictent l'action et laisse encore place à une latitude d'appréciation)
AUTRES LOCUTIONS
J'attacherai de l'intérêt à...
J'attacherai du prix à... (Inélégant si on ne le panache pas d'un adjectif ou d'un adverbe)
Je veillerai à
Je vous serai obligé de...
Je vous serai reconnaissant de...
Je vous saurai gré...
Je présente ou soumets à votre approbation, à votre appréciation,à votre signature.
Je vous rends compte de...
Exemple
Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le ..... des dispositions que vous aurez prises.
ADVERBES ET LOCUTIONS ADVERBIALES,
CONJONCTIVES ET PREPOSITIVES
■ PREMIER GROUPE
Adverbes et locutions non directement solidaires de la phrase.
LOCUTIONS INDEPENDANTES DU RESTE DE LA PHRASE UTILISABLES SOIT POUR LIMITER OU ETENDRE LA SIGNIFICATION, SOIT POUR FAIRE OFFICE DE TRANSITION D'UNE IDEE A L'AUTRE, D'UN PARAGRAPHE A L'AUTRE
A mon avis...
A mon sens...
Pour ma part...
En ce qui me concerne, me regarde...
LOCUTION PERMETTANT DE PRECISER L'IDEE EN RESTREIGNANT LA PORTEE
A cet égard...
A ce sujet...
En ce qui concerne, regarde, touche...
En ce sens...
En d'autres termes...
En effet...
En fait...
En l'espèce...
En l'objet..
En particulier...
En principe...
Entre autres...
Notamment...
Par surcroît...
Sans doute...
Sous cet angle, sous cet aspect, à cet égard...
LOCUTIONS HABITUELLEMENT UTILISEES POUR RESUMER ET RENFORCER UNE IDEE PARTICULIERE
Au demeurant...
Au reste...
Au surplus...
LOCUTIONS PERMETTANT D'ETENDRE LA PORTEE DE L'IDEE
A tous égards...
D'une manière générale, d'une façon générale...
En tous cas...
En tout état de cause...
LOCUTION PERMETTANT D'INDIQUER LES =TAPES DE L'EXPOSE
ET D'EN CLARIFIER LA PRESENTATION
Tout d'abord...
En premier lieu,... en second lieu...
Ensuite...
Enfin...
Pour terminer...
En conclusion...
En définitive, en résumé...
N.B. : on aura souvent intérêt, surtout dans les notes et circulaires, à numéroter simplement les paragraphes.
LOCUTIONS PERMETTANT DE CARACTERISER L'IMPORTANCE D'UN ARGUMENT OU D'UNE PRESCRIPTION
A titre principal...
A titre secondaire, accessoire, subsidiaire...
A titre exceptionnel...
A titre de compte-rendu, d'information...
Exemple : je vous signale, à titre accessoire, que...
LES RESTRICTIONS ET RESERVES SONT AMORCEES PAR LES AD-
VERBES
Cependant...
Mais...
Toutefois,.,
LOCUTIONS ANNONÇANT UNE CONCLUSION
Aussi...
Dans ces conditions...
En conséquence...
LOCUTIONS DE TRANSITION
D'un côté... d'un autre côté...
D'une part.... d'autre part...
En outre...
Par ailleurs...
Par contre,... à l'opposé, en sens contraire.
En revanche..,
LOCUTIONS APPORTANT UNE PRECISION D'ORDRE TEMPOREL
Au fur et à mesure...
Dès maintenant...
Dores et déjà...
Sans délai...
Sans tarder...
ADVERBES QUALIFICATIFS
Accessoirement
Aisément
Assurément
Généralement
Hautement
Immédiatement
■ DEUXIÈME GROUPE
Adverbes et locutions directement solidaires de la phrase.
LOCUTIONS REFERENTIELLES
A la suite de (communication quelconque : lettre, télégramme, appel téléphonique)
En réponse à (communication écrite)
Pour répondre à (se rencontre surtout au cours de la rédaction)
Cité, rappelé, visé en référence,
Précité
Susmentionné
Susvisé (concerne un document déjà "visé" dans le texte)
Dont mention ci-dessus, ci-dessous, ci-après.
Sous référence,
Sous le timbre de
Dont il est question
Dont il s'agit
En cause (implique l'idée de responsabilité, d'enjeu)
En question
LOCUTIONS JOUANT UN ROLE DE SPECIFICATION
A charge de
A compter de
Aux termes de
Compte tenu de
Conformément à
Considérant que
En cas de, dans le cas où, dans tous les cas où
En considération de
En accord avec
En conformité avec
En liaison avec
En raison de
En usage dans
En vertu de
Etant donné N.B. : On écrit indifféremment : "Etant donné ou étant donné les résultats".
Eu égard à
Outre que
Vu
LOCUTIONS RESTRICTIVES
A l'exception de
A l'exclusion de
Dans la mesure où
En dépit de
Pour autant que
Sans préjudice de
Sauf en, pour
Sans que
Sous le bénéfice de
Sous réserve de
LOCUTIONS COMPLETANT LES PRECEDENTES
A l'appui de
A l’encontre de
Au cas où, dans l'hypothèse où
Dans l'esprit de
Du point de vue de
En qualité de
En tant que
Pour ce qui est de
Pour le compte de
Sans délai de, dans un délai de
Sous forme de
TROISIEME GROUPE LOCUTIONS PERMETTANT D'INDIQUER UNE FINALITE.
A cet effet
A cette fin
Afin de
A titre de
A toutes fins utiles
Ayant pour objet de
Dans le but de
De façon à
De nature à
En conséquence
En vue de
Par suite
Pour ces mots
Tendant à
LA PRESENTATION MATERIELLE DU TEXTE :"DE GRANDES DIVISIONS TOUJOURS D'ACTUALITE"
Il est capital que le lecteur soit "guidé" ! La rédaction littéraire nous a légué son expérience en ce domaine.
Le chapitre est divisé en paragraphes
Le paragraphe est divisé en alinéas
L'alinéa est divisé en phrases
NB : L'alinéa ne doit pas être confondu avec le paragraphe.
POURQUOI UTILISER ENCORE L'ALINEA ?
Les rédacteurs actuels ont le plus souvent oublié jusqu'à l'existence de l'alinéa. ALINEA et PARAGRAPHE sont devenus synonymes. Cette évolution ne sert cependant pas la cohérence et la clarté du texte.
Un paragraphe peut comporter plusieurs idées. II peut exister des nuances entre ces idées.
L'alinéa premier de souligner ces particularités. I1 individualise une idée tout en manifestant son appartenance à un ensemble plus vaste : le paragraphe.
Retenez : deux alinéas ne sont jamais séparés par un double interligne.
LA FORMULE DE POLITESSE
PRINCIPE :Les correspondances échangées à l'intérieur d'une même administration,
ou entre administrations différentes, ne comportent pas de protocole.
■ LES QUALITÉS
Courtoisie
Il peut être bon d'élargir la relation épistolaire.
Ex : Transmettez, je vous prie, Monsieur, mes hommages à Madame. {Extension du conjoint)
Ex : Je vous adresse, Cher Monsieur, mon très amical souvenir auquel mon mari joint le sien. (Cette formule associe les siens à la formule de courtoisie).
Les règles :
Un homme n'adresse jamais ses sentiments à une femme, à moins qu'ils ne soient "respectueux".
Dame = hommages (mariée, veuve, divorcée)
Jeune fille, femme célibataire = respect
Célibataire âgée = l'hommage de mon {profond) respect.
Mieux vaut "exprimer" qu'"assurer"
Eviter la considération. Cette formule est utilisée dans les échelons élevés de la hiérarchie.
Moduler le degré de déférence en fonction du destinataire.
Formules de politesse
LA FORMULE DE POLITESSE à titre indicatif :
Je vous pris de bien vouloir croire h (en) l'assurance de ma considération
Agréer l'expression de ma considération la plus distinguée, très distinguée, distinguée
Remarques
Le respect n'est profond que dans trois cas :
- dignitaire politique
- dignitaire ecclésiastique
- personne âgée
Formules de politesse d'une correspondance adressée à un ministre :
- en tant que citoyen : choisir une formule du tableau récapitulatif
- en tant que fonctionnaire ; "Je vous prie d'agréer. Monsieur le Ministre, l'expression de mes sentiments déférents et les plus dévoués".
Quelques expressions particulières :
Je vous prie d'agréer l'expression de mon respectueux dévouement
de mes respectueux sentiments
de mon respect (dans l'armée)
"Je vous prie d'agréer l'hommage de mon respect (à une femme d'officier)"
Je vous prie d'agréer le respectueux hommage de ma fidèle sympathie
Croyez, chère Madame, à ma respectueuse amitié
à ma déférente amitié
à ma respectueuse gratitude
"Croyez, cher Monsieur, à ma bien respectueuse et très sincère amitié"
■ Cette formule s'utilise soit entre égaux d'un supérieur à un subordonné
• Cette formule s'utilise soit entre égaux soit subordonné à un Supérieur
A des familiers : - cordialement
- affectueusement vôtre
- avec ma sympathie
- croyez à toute amitié
LA PONCTUATION
Il y a deux formes de ponctuation ;
- la ponctuation générale
- la ponctuation qui permet de suivre avec précision les nuances de la pensée du rédacteur.
Ponctuer est un art difficile : comme l'on ne peut orthographier que ce que l'on comprend, on ne peut ponctuer que ce qui a un sens pour nous. La ponctuation correspond aux coupures que nous faisons spontanément dans un texte quand nous parlons.
■ LES SIGNES DE PONCTUATION
Le Point marque la fin d'une phrase dans laquelle nous avons exprimé une idée complète. Une phrase entre deux points doit avoir un sens complet mais il faut que les suivantes en aient aussi.
Par exemple point à la ligne termine un paragraphe, ensemble d'idées tournant autour d'un point commun. Attention aux mauvaises coupures qui peuvent paraître exactes d'après le paragraphe, mais rejettent dans un autre un ou des éléments qui, placés là, perdraient leur sens.
Les points de suspension : comme leur nom l'indique, ils servent à marquer l'interruption du texte qui doit ou devrait se poursuivre.
Le point d'exclamation se place après les mots servant à s'exclamer (ex :ah ! eh !) et après les phrases exprimant des sentiments de joie, de crainte, de douleur, de colère.
Le point d'interrogation se place à la fin d'une question et après les pronoms interrogatifs. Le point d'interrogation n'est pas nécessaire après une interrogation indirecte (ex ; "je me demande si la soirée lui a plu").
La virgule sert à séparer les divers membres d'une phrase mais pas n'importe comment.
Ainsi nous ne devons pas séparer :
- un verbe de son sujet
- un verbe de son complément d'objet ou de l'adverbe qui le modifie.
En revanche, nous séparerons par une virgule :
- différents compléments
- différents adjectifs se rapportant à un même nom (hormis le premier qui ne doit pas être séparé du nom auquel il se rapporte).
■ LA PONCTUATION
A noter que les mots de liaison (ni, et, ou) ne réclament pas de virgules puisqu'ils relient précisément les éléments. Toutefois, il n'est pas interdit dans certains cas de mettre un élément avec son mot de liaison entre virgules afin de le mettre en valeur (ex. : "Noire fils, et son épouse, iront en vacances au bord de la mer").
Le point virgule : comme le point il termine une phrase et comme la virgule, il sépare deux éléments à l'intérieur d'une même idée générale.
les deux points : Ils annoncent une énumération, une explication, et précédent les guillemets^ introduisant une citation.
Les guillemets encadrent les citations.
les parenthèses servent à sortir du texte un élément surajouté non indispensable, mais qui vient à I' esprit à ce moment et que l’on ne pourrait placer ailleurs.
les tirets servent dans un dialogue à annoncer le changement d'interlocuteurs ; ils s'emploient également à la place des parenthèses pour encadrer une explication.
■ EMPLACEMENT DES SIGNES DE PONCTUATION
Le point
La virgule
Le point virgule
Le point d'exclamation
Le point d'interrogation
Le point de suspension
Les deux points : Jamais en début de ligne autrement, n'importe où ailleurs.
QUELQUES CONSEILS AUX CANDIDATS APPELES A PREPARER ET A PASSER DES CONCOURS
A éviter lors des concours :
- la réponse très brève de style : "J'ai bien reçu votre demande du ……relative * ou "je vous adresse ci-joint copie des textes".
- la réponse trop longue qui reprend tes textes in extenso (laissant le soin au demandeur de faire le tri !).
- ne pas apposer sa signature, ni ses initiales
- en revanche, ne pas oublier de mettre « signé » initiales XY – ou ZZ
Se munir :
- d'un stylo
- d’un correcteur (crayon ou liquide)
- d’un crayon (+ gomme et taille crayon)
PETIT LEXIQUE DU VOCABULAIRE ADMINISTRATIF
1. Candidature
Etat de candidat à un examen, à un concours, à des fonctions.
Faire acte de candidature.
Faire connaître sa candidature à des fonctions
2. Ci-joint
Formule très courante signifiant "joint à ceci", c'est-à-dire joint à la lettre, au document. A noter la règle particulière d'accord : l'expression "ci-joint" s'accorde avec le nom auquel elle se rapporte quand elle est placée après ce nom. Elle est invariable lorsqu'elle est placée avant ce nom.
"Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre ..." mais "dont vous trouverez la copie ci-jointe".
3. Communiquer, communication
Signifie "être en relation" ou "transmettre" (un document) temporairement, à charge de retour.
Ces renseignements pourront n'être communiqués par téléphone.
Ci-joint, en communication, les pièces justificatives.
4. Compétence
Aptitude reconnue légalement à une autorité de poser certains actes ; affaire de la compétence du préfet.
5. Convocation
Action de faire venir, de réunir. La convocation se distingue de l'invitation par son caractère impératif. Ce mot désigne couramment, également, la lettre par laquelle la personne est convoquée.
Adresser des convocations
Présenter sa convocation
Convoquer les candidats à un examen
Convoquer une assemblée.
6. Délibération
Examen d'une question par un groupe des personnes. Résultats de cet examen.
Cela résulte d'une délibération d'un conseil d'enseignement.
Par délibération en date du ...
7. Dérogation
Exception par apport à ce qui est prévu par la réglementation.
Les dérogations à l'obligation scolaire sont exceptionnelles.
En aucun cas. il ne sera accordé de dérogation.
8. Dévolu
Attribué, réservé.
En vertu des pouvoirs qui lui ont été dévolus.
9. Diffuser, diffusion
La diffusion d'un document est sa communication aux personnes auprès desquelles cela est prévu.
Adresser un document pour diffusion.
Assurer la diffusion d’un document, d'une circulaire.
10. Dispense
Autorisation spéciale accordée par l'autorité administrative de ne pas faire ce qui est prescrit.
Dispense d'âge pour se présenter à un examen.
11. Disponibilité
Position du fonctionnaire écarté provisoirement de ses fonctions mais qui conserve son grade et son droit à la retraite.
Etre en disponibilité
Solliciter sa mise en disponibilité.
12. Disposition
Chacun des points que règle une Loi, un Décret, un Arrêté ...
Les dispositions de l'article 3 de ce décret
Se référer aux dispositions de la loi...
Prendre des dispositions.
13. Effet
Effet d'une décision : conséquence, application de cette décision.
Avec effet du ... : date d'application
Prendre effet du ... : devenir applicable á une certaine date.
Date d'effet... : date à laquelle une décision devient applicable.
14. Emaner
Provenir de, découler de ...
Les textes émanent de l'administration centrale.
15. Emploi
Ce mot désigne la fonction exercée.
Occuper un emploi
Renoncer à un emploi
Solliciter un emploi.
16. Exposer
Expliquer, faire connaître.
Exposer un problème, des difficultés, uns situation.
L'exposé des motifs précédant le texte d'une loi, explique la nature et les modalités du texte de Loi.
17. Forclos, forclusion
La forclusion est la privation d'un droit qui n'a pas été exercé dans les délais fixés.
Opposer la forclusion : faire connaître à l'intéressé la privation de ses droits.
Etre forclos.
18. Habiliter
Donner la compétence pour accomplir un acte
Habilité - habilitation.
Recevoir une habilitation.
19. Incidence
Effet, conséquence
Incidence d'une mesure
L'incidence sur les prix des augmentations de salaires
20. Indemnité
Somme versée à un agent en accessoire du traitement.
En réparation d'un dommage ou d'un préjudice.
Indemnité de résidence, de logement etc.
Indemnité forfaitaire, horaire, etc.
Allouer une indemnité.
21. Instance
Affaire en instance : en cours d'examen, en attente de décision.
22. Mesure
Décision prise par une autorité administrative
Faire l'objet de mesures disciplinaires
Une mesure a une portée plus concrète qu'une disposition et moins impérative qu'une prescription.
23. Référence
Indications des documents auxquels on se rapporte.
Par référence au décret du ...
24. Relatif à
Terme très courant signifiant "SE RAPPORTANT A"
Lettre relative à une demande de poste.
25. Relever
Dépendre de
Cette affaire ne relève pas de ma compétence.
Mesure administrative à l'égard d'un fonctionnaire lui retirant ses fonctions.
Relever une personne de ses fonctions.
26. Requête
Demande verbale ou écrite
Adresser une requête
27. Réserve
Restriction.
Sous réserve de : sous condition de
28. Ressort
Couramment, ce mot est synonyme de "COMPETENCE", d'être dans les attributions de ...
Cette affaire n'est pas de mon ressort.
29. Rétroactif
Effet rétroactif". Se dit d'un acte dont la mise en application est antérieure à la date à laquelle la décision a été prise ou le texte signé.
Titularisation avec effet rétroactif.
Augmentation des salaires avec effet rétroactif.
30. Rigueur
Délai de rigueur : formule destinée à inviter au respect strict d'une date.
On trouve également l'expression "TERME DE RIGUEUR".
Ces renseignements devront m’être adressés…..Ce délai est de rigueur.
SOMMAIRE
1. La lettre en forme administrative 7
A. les différentes parties de la lettre en forme administrative 7
B. la structure matérielle de la lettre en forme administrative 12
2. La lettre en forme personnelle 13
A. les différentes parties de la lettre en forme personnelle 13
B. la structure matérielle de la lettre en forme personnelle 17
3. Varier les formules d'appel i9
A. les locutions verbales introductives 19
B. locutions verbales d'exposition 20
C. locutions verbales de conclusion 21
D. adverbes et locutions adverbiales, conjonctives et prépositives 23
4. La présentation matérielle du texte 29
A. la formule de politesse : 30-
B. la ponctuation 17
5. Quelques conseils aux candidats 32
A. préparer et passer des concours 35
B. la gestion du temps lors de l'épreuve 3ñ
C. petit lexique de vocabulaire administratif 36
7. Exercices
PREAMBULE
La lettre administrative courante est le document employé par l’Administration quand elle s'adresse à un destinataire bien déterminé ; elle est un moyen de transmettre par écrit de l'information :
- soit à l'intérieur de l'Administration ;
- soit entre Administration ;
- soit entre l'Administration et le particulier.
Elle repose sur deux éléments essentiels :
- le fond c'est à dire son contenu ;
- la forme c'est à dire sa présentation.
A. LA FORME
La lettre administrative se présente sous ceux formes :
1. La forme "administrative" est réservée à l'échange de correspondance à l'intérieur de l'administration ou entre administrations.
2. La forme "personnelle" s'applique dans le cas d'échanges de courrier entre l'Administration et un particulier, étranger à l'Administration.
B. LE FOND
Le fond révèle les aptitudes du candidat en termes :
- de compréhension du sujet ;
- d'analyse des éléments de réponse ;
- de connaissance et de maîtrise de la langue française (vocabulaire, synthèse, plan).
Enfin, la lettre administrative courante est un instrument de communication qui véhicule l'image d'un service, d'un établissement, d'une administration, donc du SERVICE PUBLIC.
Les règles synthétisées dans les pages suivantes vous serviront d'aide-mémoire pour la préparation de l'épreuve 1 du concours interne d'adjoint administratif (rédaction d'une lettre administrative courante). Elles revêtent trois aspects fondamentaux :
- l'information :
- le plan :
- la langue.
• L'INFORMATION
L'épreuve consiste à répondre à une demande ; vous aurez donc à transmettre des informations ou des renseignements. Cette transmission nécessite une méthode et des qualités.
La méthode consiste à analyser le problème posé en veillant à faire le tour de la question dans ses détails et sous tous ses aspects.
Pour une bonne information, quatre qualités doivent être requises.
L'information doit être :
- utile ;
- complète ;
- exacte ;
- actuelle.
• LE PLAN
La lettre administrative courante est une composition française et de ce fait doit faire l'objet d'un plan en trois axes ;
- l'introduction ;
- le corps du sujet ;
- la conclusion.
• LA LANGUE
La maîtrise de la langue française implique des connaissances non seulement de style, de conjugaison ou de syntaxe mais aussi de vocabulaire, d'orthographe et de ponctuation. Cette dernière donne le sens à notre langue et permet de suivre avec précision les nuances de la pensée du rédacteur.
En conclusion de ce préambule et avant d'entrer dans les schémas des deux formes de la lettre administrative courante, n'oubliez pas que :
- pour bien écrire,
- pour bien se faire comprendre,
- pour bien communiquer.
il faut avoir une bonne connaissance du sujet, atteindre une excellente lisibilité.
CONNAISSANCE DU SUJET
LA LETTRE EN FORME "ADMINISTRATIVE"
LES DIFFERENTES PARTIES DE LA LETTRE EN FORME ADMINISTRATIVE
Elle se compose de six éléments :
- le timbre ou attache
- la suscription (avec lieu d'origine et date)
- l'objet et la référence
- le corps de la lettre
- la signature
- les pièces jointes
LE TIMBRE (OU ATTACHE)
Le timbre ou attache est situé dans l'angle supérieur gauche de la lettre ; il identifie l’administration émettrice. Il comprend plusieurs mentions à savoir :
- la désignation de la Direction, de la Division, du Service et ou du Bureau concerné
- l'adresse complète avec le numéro de téléphone
- l'indication "Affaire suivie par...."
LA SUSCRIPTION (AINSI QUE LE LIEU D'ORIGINE ET LA DATE)
Le lieu d'origine et la date figurent on haut à droite du document (la date indiquée est celle du jour de la signature).
La suscription s'inscrit sous le lieu d'origine et la date. Elle est composée d'abord de la mention de l'autorité signataire, ensuite de celle du destinataire (qui n'est désigné que par sa fonction à l'exclusion de son nom).
Exemple :
Le Recteur de l'Académie de …
Monsieur l'Inspecteur d'Académie de ...
Directeur des Services Départementaux de l'Education Nationale
L'acheminement des courriers administratifs repose sur deux principes :
Le premier : on n'écrit jamais directement â un fonctionnaire subordonné mais a l'autorité responsable (au Ministre pour une administration centrale, au Recteur. Chancelier des Universités, à l'Inspecteur d'Académie, Directeur des Services Départementaux de l'Education Nationale pour les services extérieurs).
Le second : la correspondance administrative est toujours acheminée par la voie hiérarchique, tout courrier à une autorité supérieure doit être transmis par l'intermédiaire de l'autorité hiérarchique directe dont dépend l’auteur de la lettre.
Exemple :
Monsieur le Recteur de l'Académie de ....
S/C de Monsieur l'Inspecteur d'Académie de ... "1
Directeur des Services Départementaux V Autorité de l'Education Nationale, l’ hiérarchique directe
Dans le cas de plusieurs intermédiaires, l'émetteur pourra libeller la suscription de la manière suivante ;
Exemple n* 1 :
Monsieur X
Agent Administratif des Services Extérieurs
Université Y de
à
Monsieur le Recteur de /"Académie de ...
Chancelier des Universités
(voie hiérarchique)
L’autorité responsable immédiatement supérieure (le directeur d'UFR d’école, d'institut, de département ou le chef de division) transmettra la lettre par la voie hiérarchique classique c'est à dire sous le couvert du Président d'Université, en passant par l'échelon intermédiaire c'est â dire
le Secrétaire Général de l'Université Y .... de ...., responsable des personnels administratifs de l’établissement.
Exemple n° 2 :
Madame X
Secrétaire d'Administration Scolaire et Universitaire
Collège de
à
Monsieur ie Recteur de l'Académie de ...
(voie hiérarchique).
L'intéressée remettra la lettre au chef d'établissement (autorité responsable immédiatement supérieure) qui l'acheminera à l'Inspection Académique.
Cette procédure a deux justifications :
- elle informe les différents échelons de l'administration de ce qui se passe dans les circonscriptions ;
- elle permet à ces échelons intermédiaires de donner éventuellement un avis propre à éclairer l'autorité supérieure.
L'OBJET ET LA RÉFÉRENCE
L'objet placé à gauche sur la première page, bien en évidence, sous la suscription permet en quelques mots :
- d’indiquer la nature de la question traitée ;
- d'acheminer rapidement le courrier vers le service liquidateur :
Il est aussi une aide efficace au classement ;
- de renseigner sur l'importance de la question à traiter.
La référence (des documents existants) se situe sous l'objet. Elle est la mémoire de l'affaire traitée en indiquant au destinataire les correspondances ou autres documents s’y rapportant.
LE CORPS DE LA LETTRE
(ou structure logique de la rédaction} est bâtie en trois parties ;
- l'introduction
- le développement
- la conclusion
L'introduction est la présentation au le rappel de l'affaire, de la question ou du problème que l'on va traiter. Ce peut être aussi un résumé à partir des idées essentielles de la demande qui est soumise à l'administration.
Elle doit toujours reprendre l'ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension du problème posé.
Mais elle doit être aussi brève que possible. Donc le rédacteur doit en rejeter toutes les idées superflues qui n'apporteraient rien à la parfaite compréhension de la question traitée et qui n'aurait alors pour conséquence qu'un alourdissement inutile.
En effet, la règle que doit jouer une bonne introduction est de renseigner, rapidement et complètement sur le problème traité, le signataire du document administratif, sans que ce dernier soit contraint de se référer au dossier de l’affaire.
Elle doit donc permettre au signataire du document d'avoir une connaissance rapide, nette et complète de l'affaire dont il va être débattu pour pouvoir juger si dans le corps du sujet le rédacteur a bien répondu dans le sens souhaité.
De même, le destinataire saura, grâce à l'introduction qu'il reçoit s'il s agit d'une réponse à une question qu'il a posée, si 1'administration a bien interprété le sens de la question.
Par la même, la formulation du problème, dans l'introduction oblige le rédacteur à apporter le maximum d'attention aux différents aspects du problème traité ou de la demande de son correspondant.
LE DEVELOPPEMENT est l'examen - dans son fond - de l'affaire, de la question ou du problème traité. C'est dire l'importance de l'argumentation qui s'appuiera sur les textes réglementaires et législatifs mais aussi sur les faits réels ; elle doit donc être rigoureuse, logique, répondre à certaines règles et obéir à une méthode.
Les régies :
- veiller à l'équilibre entre les différentes parties du développement ;
- exposer les faits et les arguments de manière progressive (c'est à dire commencer par les moins importants pour terminer avec ceux qui justifient la décision) ;
- respecter l'harmonie, du développement (c'est à dire son unité et sa progression) par une transition entre ses différentes parties.
La méthode : en fait il y a deux façons de procéder : L’une consiste à exposer d'abord la réglementation, puis ensuite parler du cas précis, pour enfin aboutir à la conclusion.
L'autre répond d'abord par l'affirmative - ou la négative - à la demande pour ensuite en justifier la réponse. Dans le cas d'une réponse affirmative de l'Administration, l'une ou l'autre méthode peut être appliquée. A l'inverse, dans le cas d'une réponse négative, c'est la première méthode qu'il convient d'utiliser afin d'amener progressivement le récepteur à adhérer à l'argumentation et en accepter la conclusion.
LA CONCLUSION est l'aboutissement logique de l'introduction et du développement. Elle doit être claire et précise. Elle informe de la décision de l'Administration.
LA SIGNATURE
Deux cas peuvent se présenter :
Le premier; la personne qui détient légalement l'autorité est le signataire de la lettre (par exemple, le Recteur, le Président d'Université, l’Inspecteur d'Académie, le Chef d'Etablissement...} ; son nom suit sa signature sans son titre (celui-ci figure déjà dans la suscription).
Le second : le signataire de la lettre ne détient pas l'autorité ; sa signature sera précédée de sa qualité et de la justification de ses pouvoirs.
Pour ce faire, trois formules peuvent être utilisées :
- "Par délégation" : L'autorisation à signer des décisions est soumise à certaines conditions fixées dans un acte officiel (l'arrêté) qui précise l'objet de la délégation et ses limites.
- "Par autorisation" : c'est le pouvoir de signer en permanence un certain nombre de documents relevant du service du signataire, le plus souvent après accord oral du supérieur.
- "Par ordre" : s'applique en l'absence de toute délégation écrite ; elle est utilisée par un fonctionnaire en l'absence - ou en cas d'empêchement - du chef direct. C'est une autorisation plus restreinte et plus précise que la formule précédente.
Les formules "Par autorisation" et "Par ordre" ne relèvent pas en général d'un acte officiel.
LES PIÈCES JOINTES
Le nombre et éventuellement la nature sont mentionnés :
- soit en bas à gauche de la première page ;
- soit en haut après l'objet et la référence"
Cette indication a un double avantage :
- à l'expédition elle rappelle les documents à joindre ;
- à la réception elle permet d'en contrôler l’envoi.
STRUCTURE MATERIELLE DE LA LETTRE EN FORME ADMINISTRATIVE
TIMBRE
OU
ATTACHE
LIEU D ORIGINE ET DATE
SUSCRIPTION
OBJET
REFERENCE
INTRODUCTION
DEVELOPPEMENT
CONCLUSION
CORPS
SIGNATURE
PIECES JOINTES
LA LETTRE EN "FORME PERSONNELLE"
LES DIFFERENTES PARTIES DE LA LETTRE EN FORME PERSONNELLE
Elle se compose obligatoirement de huit éléments :
- le timbre ou attache
- la date
- la formule ou appel
- le corps de la lettre qui comprend ;
- l'introduction
- le développement
- la conclusion
- la formule de politesse
- la signature
- les pièces jointes
- l'adresse du destinataire
LE TIMBRE (OU ATTACHE)
Le timbre est l'ensemble des mentions imprimées ou dactylographiées qui, dans l’en-tête, comportent les indications permettant de déterminer avec certitude les services dont émane un document.
Il comporte généralement plusieurs mentions :
- le nom du Ministère et/ou de l'Académie
- le nom de la Direction ou du Service, de l'Etablissement
- le nom - ou le chiffre - de la cellule de base de la Division ou bureau d'où émane ,en dernière analyse, le document.
- l'indication "Affaire suivie par...".
- l'indication du numéro d'enregistrement
N.B. : Quelquefois figurent avec le numéro d'enregistrement, les initiales du rédacteur, complétées de celles du dactylographe.
LA DATE (ET LE LIEU D'ORIGINE)
Elle est indispensable et doit figurer dans l'angle supérieur droit de la feuille ; elle se compose du lieu, du jour, du mois - en toutes lettres, - sans majuscules - et du millésime.
LA FORMULE D'APPEL
Quelques principes :
La lettre adressée par une administration à des personnes privées utilise les formules d'appel de la correspondance privée.
Les lettres adressées aux sociétés nationales, aux entreprises publiques, aux syndicats comportent, comme les lettres adressées aux personnes privées, une formule d'appel.
Les lettres adressées à des autorités administratives ou politiques sont libellées de la façon suivante :
Monsieur le Directeur, Monsieur le Conseiller Général...
La formule d'appel n'est jamais écrite en abrégée CG
LE CORPS DE LA LETTRE
L'introduction rappellera de façon synthétique "l'affaire'* ; c'est pratique et utile ; l'introduction peut être mise à profit pour annoncer le plan qui va être suivi, (cf. p9)
L'introduction remet en mémoire rapidement et complètement le problème traité.
Le développement devra respecter la lettre des cinq "C" :
- clair
- complet
- concis
- convaincant (objectif)
- correct (poli, d'une bonne tenue).
Attention à ne pas confondre : ALINEA et PARAGRAPHE : l'utilisation judicieuse de l'alinéa et du paragraphe permet de faire apparaître "visuellement" le plan.
La conclusion : préparée par l'introduction et le développement, fait connaître la décision de l'administration, que la réponse soit affirmative, négative ou d'attente.
La conclusion est la partie la plus importante du document administratif en général, et de la lettre en particulier. C'est elle qui fera connaître la décision de l'Administration, que cette décision soit une réponse administrative, négative ou affirmative.
L'introduction et le corps du document préparent la conclusion, qui demeure l'essentiel. C'est dire qu'il faut y apporter le plus grand soin. Il faut en effet que la conclusion indique d'une manière précise et sans ambiguïté possible la position de l'administration, la décision qui est la sienne.
Le destinataire ne doit avoir aucun doute sur l'interprétation de la décision qui lui est notifiée. La conclusion sera donc claire et précise.
Si besoin est. c'est à dire si l'exposé du sujet a été très long, la conclusion pourra reprendre en une phrase ou deux l'essentiel de ce qui aura été précédemment dit. Sinon elle sera courte et répondra avec le plus d'exactitude possible à la question posée.
LA FORMULE DE POLITESSE
C'est une formule de courtoisie qui reprend nécessairement dans son libellé, la formule d'appel. Elle varie suivant la situation, le sexe, la page, la nature des rapports existants entre les correspondants.
Exemple : Monsieur le Directeur,...(corps de la lettre)...
Je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à l'assurance de ma considération distinguée
LA SIGNATURE
Il n'y a en principe, dans un service, qu'une seule personne qui a le pouvoir de signer.
La signature doit être précédée de la qualité du signataire c'est à dire de "l'attache" correspondante.
LES PIÈCES JOINTES
La mention "Pièces jointes" est indiquée dans l'angle inférieur gauche de
la première page - au dessous du destinataire
L'ADRESSE DU DESTINATAIRE
L'adresse figure en bas à gauche de la première page et se compose du prénom et du nom du destinataire, sa fonction ou sa qualité, l'adresse (numéro, rue, ville avec code postal).
En conclusion
N'oubliez pas que la lettre en forme personnelle est malgré ses particularités, une rédaction émanant de l'administration ; il convient d’en respecter les valeurs propres :
- la responsabilité (pas d'utilisation du pronom défini "on") ;
- la prudence (restituer les faits dans leur exactitude) ;
- l'objectivité (éviter les expressions à caractère subjectif, arbitraire, émotionnel) ;
- la courtoisie ;
- la précision et la clarté.
Attention aux fautes de français.
Faites la chasse aux :
- pléonasmes : fautes qui consistent à répéter des termes ayant le même sens,
- barbarismes : fautes de langage qui consistent à se servir des mots altérés ou forgés ou employés dans un sens diffèrent du bon usage,
- solécismes : emplois erronés, en matière de syntaxe, de formes par ailleurs existantes.
Evitez :
- l’utilisation des adverbes en "ment" et des participes (présent) en "ant",
- les phrases trop longues introduites par les conjonctions qui, que, quoi.
- les contresens.
N'oubliez pas l'importance de la ponctuation.
Pour vous aider dans voire rédaction, référez-vous à l'extrait du "petit lexique de vocabulaire administratif" (cf. p.35) qui vous permettra de maîtriser la précision de votre vocabulaire.
STRUCTURE MATERIELLE DE LA LETTRE EN FORME PERSONNELLE
TIMBRE
OU
ATTACHE
APPEL
CORPS
PIÈCE JOINTES
ADRESSE
LIEU D'ORIGINE ET DATE
INTRODUCTION
DEVELOPPEMENT
CONCLUSION
FORMULE DE POLITESSE
SIGNATURE
VARIER LES FORMULES D'APPEL
Les lettres, notes et circulaires officielles sont rédigées dans ce qu’on appelle le style administratif.
Celui-ci comporte de nombreuses locutions dont la connaissance est utile à une bonne rédaction.
LOCUTIONS VERBALES INTRODUCTIVES :
FORMULES S'INSCRIVANT GENERALEMENT AU DEBUT DES
LETTRES, NOTES, CIRCULAIRES. EN L'ABSENCE D'UNE CORRES-
PONDANCE ANTERIEURE EMANANT DES PERSONNES ET SERVICES AUXQUELS ELLES SONT DESTINEES.
J'ai l'honneur d'appeler votre attention sur, de vous informer de, de vous faire connaître que...
J'ai été saisi par tel service sur la question relative à...
La question m'a été posée de savoir dans quelle masure...
Vous avez bien voulu m’informer de...
Vous avez bien voulu me faire connaître que...
Il a été porté à ma connaissance que…
Il m'a été signalé que...
FORMULES S'INSCRIVANT GENERALEMENT AU DEBUT DES
LETTRES, NOTES, CIRCULAIRES, EN PRESENCE D'UNE CORRES-
PONDANCE ANTERIEURE EMANANT DES PERSONNES ET SER-
VICES AUXQUELS ELLES SONT DESTINEES.
Vous avez appelé mon attention...
Vous m'avez saisi de...
Dans certaines circonstances, on atténuera le caractère direct de la formule par l'auxiliaire habituel de politesse :
Exemple : vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler etc.
Et le plus souvent, dans cette hypothèse, on se reportera initialement au document auquel on se réfère, au moyen de l'une des formules ci-après :
- par lettre du...
- par lettre rappelée en référence...
- par votre communication téléphonique du...
- par bordereau en date du...
LOCUTIONS VERBALES D'EXPOSITION DES VERBES CONFERANT A LA PHRASE UNE CERTAINE AUTORITE EXCLUANT L'INCERTITUDE D'INTERPRETATION
Je constate...
Je note...
J'observe...
Je signale...
J'ajoute...
Je précise...
Je souligne...
Je confirme...
Je rappelle...
Je considère...
J'estime... que...
SOUVENT CES VERBES SONT INTRODUITS PAR L'UN OU L’AUTRE DES AUXILIAIRES SUIVANTS :
Je me permets de...
Je crois, j'estime, je dois...
Je ne peux que...
L'utilisation de ces auxiliaires répond au désir de renforcer le verbe qui suit.
AUTRES FORMULES
Je prends note de...
Je suis ou je me trouve appelé- conduit ou amené à.
Il est entendu que...
Il n'échappe pas que...
Il n'est pas douteux que...
Il n'est pas question de. que...
Il n'est pas exclu que...
Je ne doute pas que...
Je n'ignore pas que...
Je ne manque pas de...
Je ne sous-estime pas
Je ne perds pas de vue...
L'UTILISATION DE L'AUXILIAIRE "SAVOIR" SERT A SOULIGNER L'IMPOSSIBILITE THEORIQUE D'UNE EVENTUALITE ENVISAGEE
Il ne saurait être question de..
Il ne saurait vous échapper...
Vous ne sauriez ignorer que...
CERTAINES LOCUTIONS ONT UN SENS ET UN USAGE ESSENTIELLEMENT ADMINISTRATIFS
Vous apporterez du soin à...
J'attacherai de l'intérêt à...
Je mets en œuvre...
LOCUTIONS VERBALES DE CONCLUSION
LES LOCUTIONS PERSONNELLES :
Il convient de...
Il importe de...
Il y a lieu de...
Il sied de...
Il est, paraît indispensable.
Il est nécessaire,
Il est opportun.
Il est préférable.
Il est souhaitable de.
Exemple :
- Il y a donc lieu de faire exécuter immédiatement la disposition prévue,
- Il est indispensable que vous interveniez efficacement,
- Il serait opportun que vous sollicitiez....
VERBES QUE L'ADMINISTRATION EMPLOIERA LE PLUS COMMUNEMENT A LA 1ère PERSONNE LORSQU'ELLE VOUDRA DONNER UN TOUR DIRECT ET IMPERATIF A SES INTENTIONS ETA SES DECISIONS
Je décide que...
Je demande que...
Je désire que...
Je me réserve de...
Je vous engage...
Je vous enjoins de...
Je vous invite à...
Je vous ordonne de, que ...
Je vous prie de...
Exemple :
-j'ai décidé que cette affaire n'aurait pas de suite...
- je demande ou je désire que ces prescriptions soient strictement observées...
- je me réserve de trancher les cas litigieux...
- je vous enjoins de faire cesser sans délai cette activité
- je vous invite à faire la plus grande diligence...
-je vous prie de me saisir des difficultés éventuelles...
-je vous convie à examiner cette question avec mes services...
-je vous engage à tenir compte des arguments qui précèdent...
NOTEZ LES NUANCES DE
Je vous enjoins, (je vous ordonne)...
Je vous invite...
Je vous prie...
Je vous convie... (Personnel et intime)...
Je vous engage... (Suppose que l'on a exposé les raisons qui dictent l'action et laisse encore place à une latitude d'appréciation)
AUTRES LOCUTIONS
J'attacherai de l'intérêt à...
J'attacherai du prix à... (Inélégant si on ne le panache pas d'un adjectif ou d'un adverbe)
Je veillerai à
Je vous serai obligé de...
Je vous serai reconnaissant de...
Je vous saurai gré...
Je présente ou soumets à votre approbation, à votre appréciation,à votre signature.
Je vous rends compte de...
Exemple
Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le ..... des dispositions que vous aurez prises.
ADVERBES ET LOCUTIONS ADVERBIALES,
CONJONCTIVES ET PREPOSITIVES
■ PREMIER GROUPE
Adverbes et locutions non directement solidaires de la phrase.
LOCUTIONS INDEPENDANTES DU RESTE DE LA PHRASE UTILISABLES SOIT POUR LIMITER OU ETENDRE LA SIGNIFICATION, SOIT POUR FAIRE OFFICE DE TRANSITION D'UNE IDEE A L'AUTRE, D'UN PARAGRAPHE A L'AUTRE
A mon avis...
A mon sens...
Pour ma part...
En ce qui me concerne, me regarde...
LOCUTION PERMETTANT DE PRECISER L'IDEE EN RESTREIGNANT LA PORTEE
A cet égard...
A ce sujet...
En ce qui concerne, regarde, touche...
En ce sens...
En d'autres termes...
En effet...
En fait...
En l'espèce...
En l'objet..
En particulier...
En principe...
Entre autres...
Notamment...
Par surcroît...
Sans doute...
Sous cet angle, sous cet aspect, à cet égard...
LOCUTIONS HABITUELLEMENT UTILISEES POUR RESUMER ET RENFORCER UNE IDEE PARTICULIERE
Au demeurant...
Au reste...
Au surplus...
LOCUTIONS PERMETTANT D'ETENDRE LA PORTEE DE L'IDEE
A tous égards...
D'une manière générale, d'une façon générale...
En tous cas...
En tout état de cause...
LOCUTION PERMETTANT D'INDIQUER LES =TAPES DE L'EXPOSE
ET D'EN CLARIFIER LA PRESENTATION
Tout d'abord...
En premier lieu,... en second lieu...
Ensuite...
Enfin...
Pour terminer...
En conclusion...
En définitive, en résumé...
N.B. : on aura souvent intérêt, surtout dans les notes et circulaires, à numéroter simplement les paragraphes.
LOCUTIONS PERMETTANT DE CARACTERISER L'IMPORTANCE D'UN ARGUMENT OU D'UNE PRESCRIPTION
A titre principal...
A titre secondaire, accessoire, subsidiaire...
A titre exceptionnel...
A titre de compte-rendu, d'information...
Exemple : je vous signale, à titre accessoire, que...
LES RESTRICTIONS ET RESERVES SONT AMORCEES PAR LES AD-
VERBES
Cependant...
Mais...
Toutefois,.,
LOCUTIONS ANNONÇANT UNE CONCLUSION
Aussi...
Dans ces conditions...
En conséquence...
LOCUTIONS DE TRANSITION
D'un côté... d'un autre côté...
D'une part.... d'autre part...
En outre...
Par ailleurs...
Par contre,... à l'opposé, en sens contraire.
En revanche..,
LOCUTIONS APPORTANT UNE PRECISION D'ORDRE TEMPOREL
Au fur et à mesure...
Dès maintenant...
Dores et déjà...
Sans délai...
Sans tarder...
ADVERBES QUALIFICATIFS
Accessoirement
Aisément
Assurément
Généralement
Hautement
Immédiatement
■ DEUXIÈME GROUPE
Adverbes et locutions directement solidaires de la phrase.
LOCUTIONS REFERENTIELLES
A la suite de (communication quelconque : lettre, télégramme, appel téléphonique)
En réponse à (communication écrite)
Pour répondre à (se rencontre surtout au cours de la rédaction)
Cité, rappelé, visé en référence,
Précité
Susmentionné
Susvisé (concerne un document déjà "visé" dans le texte)
Dont mention ci-dessus, ci-dessous, ci-après.
Sous référence,
Sous le timbre de
Dont il est question
Dont il s'agit
En cause (implique l'idée de responsabilité, d'enjeu)
En question
LOCUTIONS JOUANT UN ROLE DE SPECIFICATION
A charge de
A compter de
Aux termes de
Compte tenu de
Conformément à
Considérant que
En cas de, dans le cas où, dans tous les cas où
En considération de
En accord avec
En conformité avec
En liaison avec
En raison de
En usage dans
En vertu de
Etant donné N.B. : On écrit indifféremment : "Etant donné ou étant donné les résultats".
Eu égard à
Outre que
Vu
LOCUTIONS RESTRICTIVES
A l'exception de
A l'exclusion de
Dans la mesure où
En dépit de
Pour autant que
Sans préjudice de
Sauf en, pour
Sans que
Sous le bénéfice de
Sous réserve de
LOCUTIONS COMPLETANT LES PRECEDENTES
A l'appui de
A l’encontre de
Au cas où, dans l'hypothèse où
Dans l'esprit de
Du point de vue de
En qualité de
En tant que
Pour ce qui est de
Pour le compte de
Sans délai de, dans un délai de
Sous forme de
TROISIEME GROUPE LOCUTIONS PERMETTANT D'INDIQUER UNE FINALITE.
A cet effet
A cette fin
Afin de
A titre de
A toutes fins utiles
Ayant pour objet de
Dans le but de
De façon à
De nature à
En conséquence
En vue de
Par suite
Pour ces mots
Tendant à
LA PRESENTATION MATERIELLE DU TEXTE :"DE GRANDES DIVISIONS TOUJOURS D'ACTUALITE"
Il est capital que le lecteur soit "guidé" ! La rédaction littéraire nous a légué son expérience en ce domaine.
Le chapitre est divisé en paragraphes
Le paragraphe est divisé en alinéas
L'alinéa est divisé en phrases
NB : L'alinéa ne doit pas être confondu avec le paragraphe.
POURQUOI UTILISER ENCORE L'ALINEA ?
Les rédacteurs actuels ont le plus souvent oublié jusqu'à l'existence de l'alinéa. ALINEA et PARAGRAPHE sont devenus synonymes. Cette évolution ne sert cependant pas la cohérence et la clarté du texte.
Un paragraphe peut comporter plusieurs idées. II peut exister des nuances entre ces idées.
L'alinéa premier de souligner ces particularités. I1 individualise une idée tout en manifestant son appartenance à un ensemble plus vaste : le paragraphe.
Retenez : deux alinéas ne sont jamais séparés par un double interligne.
LA FORMULE DE POLITESSE
PRINCIPE :Les correspondances échangées à l'intérieur d'une même administration,
ou entre administrations différentes, ne comportent pas de protocole.
■ LES QUALITÉS
Courtoisie
Il peut être bon d'élargir la relation épistolaire.
Ex : Transmettez, je vous prie, Monsieur, mes hommages à Madame. {Extension du conjoint)
Ex : Je vous adresse, Cher Monsieur, mon très amical souvenir auquel mon mari joint le sien. (Cette formule associe les siens à la formule de courtoisie).
Les règles :
Un homme n'adresse jamais ses sentiments à une femme, à moins qu'ils ne soient "respectueux".
Dame = hommages (mariée, veuve, divorcée)
Jeune fille, femme célibataire = respect
Célibataire âgée = l'hommage de mon {profond) respect.
Mieux vaut "exprimer" qu'"assurer"
Eviter la considération. Cette formule est utilisée dans les échelons élevés de la hiérarchie.
Moduler le degré de déférence en fonction du destinataire.
Formules de politesse
LA FORMULE DE POLITESSE à titre indicatif :
Je vous pris de bien vouloir croire h (en) l'assurance de ma considération
Agréer l'expression de ma considération la plus distinguée, très distinguée, distinguée
Remarques
Le respect n'est profond que dans trois cas :
- dignitaire politique
- dignitaire ecclésiastique
- personne âgée
Formules de politesse d'une correspondance adressée à un ministre :
- en tant que citoyen : choisir une formule du tableau récapitulatif
- en tant que fonctionnaire ; "Je vous prie d'agréer. Monsieur le Ministre, l'expression de mes sentiments déférents et les plus dévoués".
Quelques expressions particulières :
Je vous prie d'agréer l'expression de mon respectueux dévouement
de mes respectueux sentiments
de mon respect (dans l'armée)
"Je vous prie d'agréer l'hommage de mon respect (à une femme d'officier)"
Je vous prie d'agréer le respectueux hommage de ma fidèle sympathie
Croyez, chère Madame, à ma respectueuse amitié
à ma déférente amitié
à ma respectueuse gratitude
"Croyez, cher Monsieur, à ma bien respectueuse et très sincère amitié"
■ Cette formule s'utilise soit entre égaux d'un supérieur à un subordonné
• Cette formule s'utilise soit entre égaux soit subordonné à un Supérieur
A des familiers : - cordialement
- affectueusement vôtre
- avec ma sympathie
- croyez à toute amitié
LA PONCTUATION
Il y a deux formes de ponctuation ;
- la ponctuation générale
- la ponctuation qui permet de suivre avec précision les nuances de la pensée du rédacteur.
Ponctuer est un art difficile : comme l'on ne peut orthographier que ce que l'on comprend, on ne peut ponctuer que ce qui a un sens pour nous. La ponctuation correspond aux coupures que nous faisons spontanément dans un texte quand nous parlons.
■ LES SIGNES DE PONCTUATION
Le Point marque la fin d'une phrase dans laquelle nous avons exprimé une idée complète. Une phrase entre deux points doit avoir un sens complet mais il faut que les suivantes en aient aussi.
Par exemple point à la ligne termine un paragraphe, ensemble d'idées tournant autour d'un point commun. Attention aux mauvaises coupures qui peuvent paraître exactes d'après le paragraphe, mais rejettent dans un autre un ou des éléments qui, placés là, perdraient leur sens.
Les points de suspension : comme leur nom l'indique, ils servent à marquer l'interruption du texte qui doit ou devrait se poursuivre.
Le point d'exclamation se place après les mots servant à s'exclamer (ex :ah ! eh !) et après les phrases exprimant des sentiments de joie, de crainte, de douleur, de colère.
Le point d'interrogation se place à la fin d'une question et après les pronoms interrogatifs. Le point d'interrogation n'est pas nécessaire après une interrogation indirecte (ex ; "je me demande si la soirée lui a plu").
La virgule sert à séparer les divers membres d'une phrase mais pas n'importe comment.
Ainsi nous ne devons pas séparer :
- un verbe de son sujet
- un verbe de son complément d'objet ou de l'adverbe qui le modifie.
En revanche, nous séparerons par une virgule :
- différents compléments
- différents adjectifs se rapportant à un même nom (hormis le premier qui ne doit pas être séparé du nom auquel il se rapporte).
■ LA PONCTUATION
A noter que les mots de liaison (ni, et, ou) ne réclament pas de virgules puisqu'ils relient précisément les éléments. Toutefois, il n'est pas interdit dans certains cas de mettre un élément avec son mot de liaison entre virgules afin de le mettre en valeur (ex. : "Noire fils, et son épouse, iront en vacances au bord de la mer").
Le point virgule : comme le point il termine une phrase et comme la virgule, il sépare deux éléments à l'intérieur d'une même idée générale.
les deux points : Ils annoncent une énumération, une explication, et précédent les guillemets^ introduisant une citation.
Les guillemets encadrent les citations.
les parenthèses servent à sortir du texte un élément surajouté non indispensable, mais qui vient à I' esprit à ce moment et que l’on ne pourrait placer ailleurs.
les tirets servent dans un dialogue à annoncer le changement d'interlocuteurs ; ils s'emploient également à la place des parenthèses pour encadrer une explication.
■ EMPLACEMENT DES SIGNES DE PONCTUATION
Le point
La virgule
Le point virgule
Le point d'exclamation
Le point d'interrogation
Le point de suspension
Les deux points : Jamais en début de ligne autrement, n'importe où ailleurs.
QUELQUES CONSEILS AUX CANDIDATS APPELES A PREPARER ET A PASSER DES CONCOURS
A éviter lors des concours :
- la réponse très brève de style : "J'ai bien reçu votre demande du ……relative * ou "je vous adresse ci-joint copie des textes".
- la réponse trop longue qui reprend tes textes in extenso (laissant le soin au demandeur de faire le tri !).
- ne pas apposer sa signature, ni ses initiales
- en revanche, ne pas oublier de mettre « signé » initiales XY – ou ZZ
Se munir :
- d'un stylo
- d’un correcteur (crayon ou liquide)
- d’un crayon (+ gomme et taille crayon)
PETIT LEXIQUE DU VOCABULAIRE ADMINISTRATIF
1. Candidature
Etat de candidat à un examen, à un concours, à des fonctions.
Faire acte de candidature.
Faire connaître sa candidature à des fonctions
2. Ci-joint
Formule très courante signifiant "joint à ceci", c'est-à-dire joint à la lettre, au document. A noter la règle particulière d'accord : l'expression "ci-joint" s'accorde avec le nom auquel elle se rapporte quand elle est placée après ce nom. Elle est invariable lorsqu'elle est placée avant ce nom.
"Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre ..." mais "dont vous trouverez la copie ci-jointe".
3. Communiquer, communication
Signifie "être en relation" ou "transmettre" (un document) temporairement, à charge de retour.
Ces renseignements pourront n'être communiqués par téléphone.
Ci-joint, en communication, les pièces justificatives.
4. Compétence
Aptitude reconnue légalement à une autorité de poser certains actes ; affaire de la compétence du préfet.
5. Convocation
Action de faire venir, de réunir. La convocation se distingue de l'invitation par son caractère impératif. Ce mot désigne couramment, également, la lettre par laquelle la personne est convoquée.
Adresser des convocations
Présenter sa convocation
Convoquer les candidats à un examen
Convoquer une assemblée.
6. Délibération
Examen d'une question par un groupe des personnes. Résultats de cet examen.
Cela résulte d'une délibération d'un conseil d'enseignement.
Par délibération en date du ...
7. Dérogation
Exception par apport à ce qui est prévu par la réglementation.
Les dérogations à l'obligation scolaire sont exceptionnelles.
En aucun cas. il ne sera accordé de dérogation.
8. Dévolu
Attribué, réservé.
En vertu des pouvoirs qui lui ont été dévolus.
9. Diffuser, diffusion
La diffusion d'un document est sa communication aux personnes auprès desquelles cela est prévu.
Adresser un document pour diffusion.
Assurer la diffusion d’un document, d'une circulaire.
10. Dispense
Autorisation spéciale accordée par l'autorité administrative de ne pas faire ce qui est prescrit.
Dispense d'âge pour se présenter à un examen.
11. Disponibilité
Position du fonctionnaire écarté provisoirement de ses fonctions mais qui conserve son grade et son droit à la retraite.
Etre en disponibilité
Solliciter sa mise en disponibilité.
12. Disposition
Chacun des points que règle une Loi, un Décret, un Arrêté ...
Les dispositions de l'article 3 de ce décret
Se référer aux dispositions de la loi...
Prendre des dispositions.
13. Effet
Effet d'une décision : conséquence, application de cette décision.
Avec effet du ... : date d'application
Prendre effet du ... : devenir applicable á une certaine date.
Date d'effet... : date à laquelle une décision devient applicable.
14. Emaner
Provenir de, découler de ...
Les textes émanent de l'administration centrale.
15. Emploi
Ce mot désigne la fonction exercée.
Occuper un emploi
Renoncer à un emploi
Solliciter un emploi.
16. Exposer
Expliquer, faire connaître.
Exposer un problème, des difficultés, uns situation.
L'exposé des motifs précédant le texte d'une loi, explique la nature et les modalités du texte de Loi.
17. Forclos, forclusion
La forclusion est la privation d'un droit qui n'a pas été exercé dans les délais fixés.
Opposer la forclusion : faire connaître à l'intéressé la privation de ses droits.
Etre forclos.
18. Habiliter
Donner la compétence pour accomplir un acte
Habilité - habilitation.
Recevoir une habilitation.
19. Incidence
Effet, conséquence
Incidence d'une mesure
L'incidence sur les prix des augmentations de salaires
20. Indemnité
Somme versée à un agent en accessoire du traitement.
En réparation d'un dommage ou d'un préjudice.
Indemnité de résidence, de logement etc.
Indemnité forfaitaire, horaire, etc.
Allouer une indemnité.
21. Instance
Affaire en instance : en cours d'examen, en attente de décision.
22. Mesure
Décision prise par une autorité administrative
Faire l'objet de mesures disciplinaires
Une mesure a une portée plus concrète qu'une disposition et moins impérative qu'une prescription.
23. Référence
Indications des documents auxquels on se rapporte.
Par référence au décret du ...
24. Relatif à
Terme très courant signifiant "SE RAPPORTANT A"
Lettre relative à une demande de poste.
25. Relever
Dépendre de
Cette affaire ne relève pas de ma compétence.
Mesure administrative à l'égard d'un fonctionnaire lui retirant ses fonctions.
Relever une personne de ses fonctions.
26. Requête
Demande verbale ou écrite
Adresser une requête
27. Réserve
Restriction.
Sous réserve de : sous condition de
28. Ressort
Couramment, ce mot est synonyme de "COMPETENCE", d'être dans les attributions de ...
Cette affaire n'est pas de mon ressort.
29. Rétroactif
Effet rétroactif". Se dit d'un acte dont la mise en application est antérieure à la date à laquelle la décision a été prise ou le texte signé.
Titularisation avec effet rétroactif.
Augmentation des salaires avec effet rétroactif.
30. Rigueur
Délai de rigueur : formule destinée à inviter au respect strict d'une date.
On trouve également l'expression "TERME DE RIGUEUR".
Ces renseignements devront m’être adressés…..Ce délai est de rigueur.
MOISSON APPRECIABLE AU KASAI ORIENTAL POUR L'INITIATIVE POUR LA PAIX DANS LES PAYS DES GRANDS LACS
L'OPERATION DE COLLECTE DE FONDS ET DE DONS POUR LES COMPATRIOTES MARTYRISES DE L'EST DE LA RDC, DANS LA VILLE DE MBUJIMAYI, CE JEUDI 16 AVRIL 2009, PAR LA PRESIDENTE DE L'INITIATIVE POUR LA PAIX DANS LES PAYS DES GRANDS LACS,MAMAN JANET, A ETE UN G SUCCES INDENIABLE.
EN EFFET, PLUS DE USD 150.000, SANS COMPTER LES DONS EN NATURE, ONT ETE RASSEMBLES POUR VENIR EN AIDE AUX CONCITOYENS DE L'EST, VICTIMES DES ATROCITES INOUIES A CAUSE DES GUERRES A REPETTION QUI ONT FRAPPE CETTE PARTIE-LA DU PAYS.
LA PALME D'OR REVIENT AU GOUVERNEUR DU KASAI-ORIENTAL, NGOYI KASANJI, ET A L'OPERATEUR ECONOMIQUE TAREKA, SURNOMME TSHIKONDO ETSHI, POUR AVOIR CONTRIBUE A CONCURRENCE DE USD 30.000 CHACUN.
EN EFFET, PLUS DE USD 150.000, SANS COMPTER LES DONS EN NATURE, ONT ETE RASSEMBLES POUR VENIR EN AIDE AUX CONCITOYENS DE L'EST, VICTIMES DES ATROCITES INOUIES A CAUSE DES GUERRES A REPETTION QUI ONT FRAPPE CETTE PARTIE-LA DU PAYS.
LA PALME D'OR REVIENT AU GOUVERNEUR DU KASAI-ORIENTAL, NGOYI KASANJI, ET A L'OPERATEUR ECONOMIQUE TAREKA, SURNOMME TSHIKONDO ETSHI, POUR AVOIR CONTRIBUE A CONCURRENCE DE USD 30.000 CHACUN.
L'OFIDA KASAI ORIENTAL EN DIFFICULTES
Avec la grève qui bat son plein à la SNCC depuis le 9 février 2009, avec comme corollaire le manque des moyens de transport pour acheminer les marchandises des opérateurs économiques du Kasai Oriental à Mweneditu, les recettes de l'OFIDA/Kasai Oriental ont connu une chute libre en mars 2009 passant de CDF 192.000.000 au mois de février 2009 à CDF 77.000.000 au mois de mars 2009, soit une baisse de plus de 60%.
Il est donc plus qu'urgent qu'une solution soit trouvé à la grève de la SNCC qui risque de clouer l'OFIDA/Kasai Oriental
LA DGRAD PREND UN ENVOL DECISIF AVEC LE DG ELONGO
Si jamais il y a eu un Directeur Général dont la vision est claire et nette à la tête de la DGRAD, le Directeur Général ELONGO ONEMA en est un. Au moment où la paix s'installe en RDC par le dialogue et rien que le dialogue, le n° 1 de la DGRAD se coupe en mille morceaux pour la maximisation des recettes non fiscales et pour subvenir aux besoins vitaux du personnel. Qui dit mieux si ce n'est lui qui achète des bus pour les agents, redore l'édifice de la DGRAD; et plus encore, pose des actions d'éclat qui ne sont plus à démontrer.
Nous poursuivrons cet article prochainement.
EVARISTE BOSHAB REMPLACE L'ENFANT TERRIBLE DU KIVU, VITAL KAMERHE, AU PERCHOIR DE L'ASSEMBLEE
La raison du plus fort est toujours la meilleure. Evariste BOSHAB vient d'être élu président de l'Assemblée Nationale de la RDC après la démission forcée de l'enfant terrible du Kivu, VITAL KAMERHE. Les deux hommes ont appris à se succeder aux différents postes et à se faire de petits coups bas. Les déclarations de Vital Kamerhe sur la radio okapi au nom de la liberté d'expression, ont sonné le glas de son mandat à la tête de l'institution la plus iconoclaste de la RDC.
Toujours le dialogue, rien que le dialogue. La paix passe par-là et rien que par-là. Les jours à venir nous en diront plus.
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